Entrepreneur : faut-il prendre une voiture en nom propre ou en société ?
Pour un entrepreneur, il est courant de faire un usage mixte d’un véhicule : ce dernier peut servir à la fois pour les déplacements personnels (trajet domicile-travail par exemple) mais aussi pour les trajets professionnels (pour se rendre chez un fournisseur, pour livrer un client, se rendre à une réunion avec un expert-comptable, etc...).
Une question se pose alors
rapidement : quel est le statut de cette voiture ? Est-elle un véhicule
personnel ou bien une voiture de fonction ?
Selon ce statut, la prise en charge des frais de ce véhicule sera différente. Alors, indemnités kilométriques pour un
véhicule personnel ou voiture de fonction, Welease fait le point pour vous.
Les indemnités kilométriques (IK), c’est-à-dire ?
La première solution répandue chez les indépendants consiste à acheter/louer une voiture en nom propre et se faire rembourser les frais liés à ce véhicule via un barème défini par l’urssaf. Cette indemnité est alors exemptée de charges sociales et patronales.
Si ce système est simple et rapide à mettre en place, il nécessite toutefois un déclaratif assidu et précis de l’ensemble des déplacements professionnels (date, lieu de départ / arrivée, distance et motif).
Autre précision importante à prendre en considération : il n’est pas possible de demander la prise en charge par l’entreprise du carburant, des réparations ou de l’assurance, puisque le forfait kilométrique intègre déjà l’ensemble de ces coûts. Enfin, après avoir vérifié que l’assurance personnelle du conducteur couvre bien les déplacements professionnels, il ne faut pas omettre pas de le déclarer.
La voiture de fonction : attention à la fiscalité !
L’autre solution consiste à faire acquérir/louer un véhicule par l’entreprise pour les déplacements professionnels et déclarer un avantage en nature soumis à l’impôt sur le revenu (IR) et aux cotisations sociales.
Cette formule permet de prendre en charge 100 % des dépenses liées à la voiture (assurance, entretien, carburant, etc..). Contrairement aux indemnités kilométriques (IK), l’avantage en nature peut être déclaré sous la forme d’un forfait permettant d’éviter le déclaratif long et fastidieux des kilomètres parcourus.
Comment ce forfait est-il évalué ? L’ursaff
définit un barème spécifique qui diffère selon que l’entreprise prend en charge
ou non le carburant résultant de l’usage personnel (weekend, vacances, etc..).
| Méthode d’évaluation | Véhicule acheté (moins de 5 ans) | Véhicule en location |
| L’employeur ne prend pas en charge le carburant perso | 9% du coût d’achat | 30% du coût annuel* (location, entretien, assurance) |
| L’employeur prend en charge le carburant perso | 12% du coût d’achat | 40% du coût annuel* (location, entretien, assurance) |
| *le coût annuel pour un véhicule en location ne peut dépasser la règle des 9% ou 12% applicables pour l’achat. |
Verdict : indemnités kilométriques ou voiture de fonction ?
Pas de formule magique, tout dépend
de votre situation.
Pour vous aider dans votre choix, nous avons comparé trois cas de figure :
- Véhicule personnel pris à crédit et immatriculé en nom propre.
- Véhicule de fonction pris à crédit et immatriculé au nom de la société.
- Véhicule de fonction en location longue durée via la société.
Nous avons soumis ces modèles à trois critères de décisions clés pour un entrepreneur :
- Le budget : les IK et la voiture de fonction en location au coude à coude, la voiture de fonction à crédit loin derrière.
Dans le cadre de l’achat pur d’un véhicule via un crédit classique, et en ne tenant compte que de l’aspect budgétaire, le système des IK reste le plus avantageux. La voiture de fonction souffre en effet d’une fiscalité moins favorable pour ce scénario.
Si vous optez pour un véhicule de fonction, préférez alors la location longue durée.
En effet, même si vous restez assujetti aux taxes liées à la voiture d’entreprise, la méthode d’évaluation de l’avantage en nature est beaucoup plus favorable en location longue durée grâce aux loyers plus faibles.
De plus, les remises accordées aux loueurs pour les flottes d’entreprise permettent à la location d’être financièrement plus avantageuse que l’achat : le coût d’usage est aussi moins élevé car les loyers incluent les frais de maintenance de la voiture. In fine, les économies réalisées grâce au contrat de location longue durée permettent d’absorber le surcoût fiscal tout en bénéficiant des nombreux avantages d’une voiture de fonction.
- La gestion du temps : les indemnités kilométriques lourdes à gérer au quotidien, la voiture de fonction en location permet un gain opérationnel de 70 % !
Que la voiture soit au nom du dirigeant ou de la société, il va falloir comparer de nombreuses offrent avant de trouver la voiture idéale mais aussi et surtout consacrer du temps pour la revendre (publication des annonces, essais routiers, répondre aux nombreux appels, etc…). En moyenne vous allez y consacrer 27 heures sur 4 ans ! Cela vous parait beaucoup ? Cela reste toutefois moins que les 36 heures passées à remplir et à déclarer vos déplacements professionnels pour obtenir le versement des IK.
Côté administratif, il faut également compter environs 34h pour gérer le traitement comptable et fiscal d’un véhicule de fonction en achat.
L’avantage premier de la voiture de fonction en location est l’efficacité opérationnelle qu’elle apporte. Intégrant un loyer fixe et tout inclus par mois, cette option permet de tirer un trait sur les factures d’entretien, calcul d’amortissement comptable et toute autre opération de gestion courante comme la vente du véhicule d’occasion. La location via un acteur multimarque comme Welease permet d’obtenir un comparatif clair de l’ensemble des offres en seulement quelques clics et ainsi gagner un temps précieux.
- L’impact financier sur la trésorerie : les indemnités kilométriques impactent fortement la capacité d’emprunt du dirigeant en cas d’achat à crédit mais améliorent la trésorerie d’entreprise.
Acheter un véhicule en nom propre signifie que les coûts d’acquisition et d’entretien sont supportés par le dirigeant. Même après déduction de l’indemnité kilométrique, il reste au dirigeant 515 € à débourser de sa poche chaque mois pour financer et entretenir son véhicule. La mensualité du crédit de 356 € par mois viendra réduire sa capacité d’emprunt auprès des banques pour ses projets personnels (immobilier, épargne, loisirs, etc...)
En optant pour un véhicule de fonction, le budget est supporté par la société et il ne reste plus que l’impact de l’impôt sur le revenu et le carburant personnel pour le dirigeant.
La location longue durée permet quant à elle une réduction de l’impact sur la trésorerie de la société de l’ordre de 45 % tout en offrant un avantage financier au dirigeant en allégeant ses dépenses mensuelles de 250 € par mois par rapport au IK.
Conclusion : la voiture de fonction oui mais uniquement en location longue durée.
L’option des indemnités kilométriques est un peu plus avantageuse dans le cadre de l’achat d’un véhicule mais elle implique beaucoup de charge pour le dirigeant et une gestion complexe.
Acheter un véhicule au nom de la société est un véritable surcoût fiscal pour la société.
La solution ? Louer un véhicule de fonction en location longue durée permet à la fois d’économiser du temps, de maitriser le coût de la voiture et d’épargner l’avance des frais par le dirigeant.
La question que vous devez vous poser : êtes-vous prêt à dépenser 9,50€ de plus / mois pour économiser 45 minutes de d’administratif chaque mois et bénéficier d’un service tout compris grâce à la location longue durée ?
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